Quitter Excel pour un ERP : le témoignage d’une agence d’architecture

« On savait qu’Excel nous freinait, mais on n’osait pas en partir »

Vous connaissez cette sensation. Le fichier Excel qui suit les heures de l’équipe fonctionne. À peu près. Vous recopiez les chiffres d’un onglet à l’autre, vous consolidez à la main avant de les envoyer au comptable, et vous rattrapez les oublis de saisie en fin de mois. Ça tourne. Alors pourquoi changer ?

C’est exactement là qu’en était l’agence d’architecture Silvio d’Ascia Architecture avant de basculer sur Fitnet. Une équipe d’une dizaine de personnes, créée en 2001, spécialisée dans le patrimoine, les bâtiments technologiques et les projets ferroviaires. Et un quotidien administratif rythmé par les fichiers Excel.

Nous avons interviewé Giulia et Aurélie, qui pilotent l’administratif de l’agence, pour comprendre ce qui les a fait sauter le pas. Leur retour est utile précisément parce qu’il n’est pas triomphaliste : il décrit une transition réelle, avec ses gains nets et ses zones encore en construction.

Le vrai problème n’était pas Excel. C’était la recopie.

Avant Fitnet, tout passait par des fichiers Excel : suivi des heures, congés, notes de frais, une partie de la facturation. En parallèle, un cabinet comptable externe prenait le relais sur la compta.

Le point de friction n’était pas l’outil en soi. C’était ce qu’il imposait autour de lui : la double saisie et le report manuel. Un chiffre saisi dans un Excel devait être recopié dans un autre, puis transmis à la comptabilité. À chaque copie, du temps perdu et un risque d’erreur.

Résultat : des données dispersées, difficiles à partager, et jamais vraiment à jour au même endroit. Rien de dramatique au jour le jour. Mais une charge administrative diffuse qui s’accumule.

Si vous reconnaissez ce fonctionnement, vous savez que le déclic ne vient jamais d’un seul gros problème. Il vient de la somme des petits.

Le déclencheur : une équipe qui porte le besoin, un contexte qui pousse à se structurer

Chez Silvio d’Ascia, le besoin est venu de l’intérieur. Giulia et Aurélie ont elles-mêmes identifié le problème, cherché des solutions et mené le benchmark. Ce n’est pas une décision imposée d’en haut : ce sont les personnes qui vivaient la douleur administrative au quotidien qui ont poussé le projet.

Deux éléments extérieurs ont conforté le choix. D’abord, une entreprise voisine, déjà cliente de Fitnet, leur a recommandé la solution, le genre de retour concret qui rassure plus que n’importe quelle plaquette. Ensuite, leur participation à un accélérateur soutenu par Bpifrance, qui les a encouragées à structurer leurs outils. Ce type de programme agit souvent comme un révélateur : il met des mots sur ce qu’on repousse.

Le coût a été évoqué, comme toujours. Mais une fois mis en regard du temps passé sur la recopie manuelle, il est apparu acceptable. Pas d’opposition de la direction.

Ce qui a changé, concrètement

La bascule s’est faite sans heurt sur les processus du quotidien. Trois modules sont aujourd’hui pleinement adoptés :

• Le suivi des heures, avec pointage depuis le mobile. Point important : tous les collaborateurs l’ont accepté. La saisie mobile a même amélioré la régularité – on note ses heures sur le moment, plus à la fin du mois en se basant sur des notes.
• La gestion des congés, après quelques ajustements initiaux sur les règles de calcul.
• Les notes de frais, centralisées au même endroit que le reste.

S’ajoute le suivi des achats, apprécié pour la centralisation, et surtout l’export vers la comptabilité : fini le « Excel vers Excel ». Les données partent directement, sans recopie.

Sur l’ergonomie, le mot qui revient est « simple ». L’adoption par l’équipe a été fluide. Pour deux personnes qui redoutaient une usine à gaz, c’est le point qui les a rassurées.

Et le fameux « gain de temps » ?

C’est là qu’on ment souvent dans ce genre d’article. Chez Silvio d’Ascia, le gain est réel et concret.

Certaines tâches de reporting des heures, qui pouvaient prendre près d’une heure, sont aujourd’hui réglées en quelques secondes. La différence ne vient pas d’une fonctionnalité magique, mais de la disparition de la recopie manuelle et de l’export direct vers la comptabilité. Ce n’est pas une seconde grattée ici ou là : c’est une tâche entière qui sort du quotidien.

Ce que l’histoire de Silvio d’Ascia dit de la vôtre

Si vous repoussez la sortie d’Excel, ce n’est probablement pas par attachement au tableur. C’est parce que le changement fait peur, et qu’Excel « marche encore ».

Le retour de Silvio d’Ascia envoie deux signaux clairs. L’adoption par l’équipe peut être simple, y compris pour les moins technophiles. Et le premier gain n’est pas abstrait : c’est du temps concret rendu à vos équipes, sur des tâches qu’on ne comptait même plus.

Vous n’avez pas à tout révolutionner d’un coup. Commencez par le processus qui vous pèse le plus , souvent le suivi des temps, et avancez à votre rythme.

Envie de voir à quoi ressemblerait cette transition pour votre structure ? Demandez une démo de Fitnet : on part de votre organisation actuelle, pas d’un modèle théorique.